Vec: Elektronická schránka pre právnické osoby
Vážený klient,
v nadväznosti na v ostatnom čase medializované informácie o povinnosti začať používať tzv. elektronické schránky, dovoľte mi informovať Vás o povinnostiach, ktoré pre Vás z toho vyplývajú ako aj o procese, ktorý je potrebné absolvovať, aby aj Vaša spoločnosť mohla plnohodnotne využívať elektronické schránky.
V súvislosti s prebiehajúcou informatizáciou spoločnosti, osobitne verejnej správy, bolo zákonom č. 305/2013 Z.z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení noviel ustanovené, že od 01.08.2016 začne proces aktivácie tzv. elektronických schránok (ďalej len „e-schránka“) pre všetky právnické osoby.
E-schránka predstavuje elektronické úložisko, ktoré sa nachádza na stránke ústredného portálu verejných služieb (www.slovensko.sk), a v ktorom sa uchovávajú elektronické správy a notifikácie. E-schránka umožňuje elektronicky komunikovať právnickým osobám s orgánmi verejnej správy (úradmi, inštitúciami, orgánmi verejnej moci) a samozrejme aj naopak týmto orgánom s právnickými osobami. Po ukončení aktivácie bude mať každá právnická osoba povinne aktivovanú vlastnú e-schránku, do ktorej jej budú zasielané elektronické úradné dokumenty od orgánov verejnej moci (napr. exekučné rozhodnutia, rozsudky a pod.) a dôjde k nahradeniu klasického spôsobu komunikácie s verejnou správou (poštou). Doručené elektronické rozhodnutie do e-schránky má rovnaký právny účinok akoby bolo doručované v listinnej forme. Doručenie v tomto prípade potvrdzuje elektronická doručenka zasielaná do schránky.
Proces aktivácie e-schránok bude prebiehať postupne. Ako už uvádzam vyššie dňa 01.08.2016 začne a v zásade prebehne dvomi spôsobmi:
1. Schránku aktivujete Vy, a to momentom prvého prístupu (prvého prihlásenia) oprávnenej osoby do e-schránky; alebo
2. Ak sa do schránky neprihlásite do 01.01.2017, e-schránka bude aktivovaná automaticky v daný deň (01.01.2017), a to bez ohľadu na to, či k nej máte efektívny prístup alebo nie.
Spoločnostiam je teda poskytnuté prechodné obdobie do 01.01.2017, aby si zabezpečili nástroje/možnosti na prístup do svojej e-schránky. Proces aktivácií bude ukončený dňa 01.01.2017.
Prístup do e-schránky má automaticky každý štatutárny zástupca (t.j. konateľ, nie prokuristi) prostredníctvom vlastného občianskeho preukazu s elektronickým čipom s aktivovanou tzv. online funkciou (osobným bezpečnostným kódom – BOK). Pokiaľ Váš štatutárny zástupca takýto občiansky preukaz nemá, bude si ho musieť najneskôr do konca roku vybaviť – celý proces je obdobný vybavovaniu bežného občianskeho preukazu ako v minulosti, prebieha na príslušných oddeleniach Okresného riaditeľstva PZ s tým, že k občianskemu preukazu obdržíte aj špecifickú čítačku kariet (pripojiteľnú k PC prostredníctvom USB) a pri preberaní nového občianskeho preukazu musíte zadať kódy PIN, PUK a BOK (ako pri platobných kartách), ktoré príslušný zamestnanec zaeviduje do systému. Prosím pri podaní žiadosti, resp. pri preberaní nového občianskeho preukazu upozornite úradníka, že žiadate aj o aktiváciu online funkcie.
V prípade zahraničných štatutárnych zástupcov/konateľov, títo nemajú možnosť získať občiansky preukaz s elektronickým čipom. Na prístup k e-schránke právnickej osoby musí Váš štatutárny zástupca udeliť oprávnenie fyzickej osobe (občanovi SR, ktorý má občiansky preukaz s elektronickým čipom). Udelenie oprávnenia na prístup a disponovanie s e-schránkou sa zasiela v listinnej podobe s úradne osvedčeným podpisom majiteľa e-schránky právnickej osoby na adresu: Úrad vlády SR, P. O. BOX 11, Námestie slobody 1, 810 05 Bratislava 15. V prípade, ak máte výlučne zahraničných konateľov teda musíte vo Vašej spoločnosti určiť osobu, ktorej bude umožnený prístup do e-schránky a tá si následne postupom opísaným vyššie musí vybaviť nový občiansky preukaz.
Prihlásenie do e-schránky
Na úspešné prihlásenie do e-schránky potrebujete, ako je uvedené už vyššie:
– občiansky preukaz s elektronickým čipom a definovaným bezpečnostným osobným kódom (BOK)
– čítačku elektronických kariet
– na počítači inštalovaný softvér na prihlasovanie (tzv. eID klient) a ovládače k čítačke kariet (potrebný software je k dispozícii na stránke https://www.slovensko.sk/sk/na-stiahnutie)
Ako uvádzam vyššie, prvým prihlásením do e-schránky je proces aktivácie dokončený, najneskôr však 01.01.2017.
Čo sa týka samotného narábania s e-schránkou tak spomeniem najmä dve skutočnosti:
1. E-schránka umožňuje nastavenie notifikácie na prijaté správy, pričom notifikácie je možné nastaviť na Vami zadanú e-mailovú adresu, prípadne telefónne číslo (notifikácia formou SMS). T.j. informácie o doručení správy Vám budú následne oznamované do Vašich bežných e-mailových schránok.
2. Po prístupe a aktivácii schránky už v samotnej e-schránke možno rozhodovať o udelení oprávnení na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou a zmene v týchto oprávneniach prostredníctvom na to určenej funkcie.
Komplexný návod na používanie e-schŕanky je k dispozícii na www.slovensko.sk. V prípade akýchkoľvek otázok ma prosím kontaktujte.
S pozdravom
Peter Neštepný
advokát